El bote de mayonesa y las dos cervezas

R Reflexión sobre la importancia de las cosas.

El bote de mayonesa y las dos cervezas

   En los peores momentos, hay historias que reconstruyen ya no la economía, ni el trabajo, la hipoteca o el amor, pero sí el ánimo. Éste es el caso. Cuando las cosas en la vida nos superan, cuando 24 horas al día no son suficientes, recuerda el bote de mayonesa y las dos cervezas:

Lo fundamental

Un profesor delante de su clase de filosofía, sin decir palabra, cogió un bote grande vacío de mayonesa y procedió a llenarlo de pelotas de golf. Después preguntó a los estudiantes si el bote estaba lleno. Los estudiantes estuvieron de acuerdo en decir que sí.

Lo necesario

Así el profesor cogió una caja llena de canicas y la vació dentro del bote de mayonesa. Las canicas rellenaron los espacios vacíos entre las pelotas de golf. El profesor volvió a preguntar a los estudiantes si el bote estaba lleno y ellos volvieron a decir que sí.

Después el profesor cogió una caja de arena y la vació dentro del bote. La arena llenó todos los espacios vacíos y el profesor preguntó de nuevo si el bote estaba lleno. En esta ocasión los estudiantes respondieron con un sí unánime. El profesor rápidamente sacó dos cervezas de debajo de la mesa y vació su contenido en el bote y efectivamente llenó todos los espacios vacíos entre la arena. Los estudiantes rieron.

Pequeñas cosas

Cuando pararon las risas el profesor dijo:

Quiero que se den cuenta de que este bote representa la vida. Las pelotas de golf son las cosas importantes como la familia, los hijos, la salud, los amigos, el amor, cosas que te apasionan… Son cosas que aunque perdiéramos todo lo demás y nada más nos quedaran éstas, nuestras vidas aún estarían llenas. Las canicas son las otras cosas que nos importan, como el trabajo, la casa, el coche… La arena es todo lo demás, las pequeñas cosas.

Si ponemos la arena en el bote en primer lugar no habrá espacio para las pelotas de golf. Lo mismo ocurre con nuestra vida, si utilizamos todo nuestro tiempo y nuestra energía en las cosas pequeñas, nunca tendremos espacio para las cosas realmente importantes.

Presten atención a las cosas cruciales para su felicidad: jueguen con sus hijos, dense tiempo para ir al médico, salgan con su pareja a cenar, practiquen su afición favorita. Ocupen su tiempo en las cosas que realmente importan, establezcan sus prioridades, el resto es sólo arena.

Uno de los estudiantes levantó la mano y preguntó que representaba la cerveza. El profesor sonrió y dijo:

“Me alegro de que hayas preguntado. La cerveza sólo muestra que no importa cuan ocupada tu vida pueda parecer, siempre hay lugar para un par de cervezas con un amigo.”

Esta paradoja encaja de manera espléndida para explicar uno de los fenómenos habituales alrededor de la Gestión de información en las organizaciones.

¿Cuantas veces, preguntados los diferentes gestores –de cualquier compañía y área, y sobre todo si se trata de directivos que deberían trabajar analizando información-, nos han dicho que “bastante tenían con capturar y organizar la información como para, además, dedicarse a analizarla”?

No se trata de malos gestores: la primera labor en toda organización es sacar los procesos productivos y, la segunda, obtener los informes obligatorios con la información requerida.

Pensemos en cualquier proceso de negocio, por ejemplo, la contabilidad: nuestra primera preocupación será realizar el decretado contable de manera fiable; a continuación nos preocuparemos de que los informes legales obligatorios estén operativos; ya en tercer lugar, dedicaremos los recursos que nos queden a obtener unos informes básicos de gestión para ver cómo va la Compañía. Llegados a este punto, ¿a quién le queda tiempo para, por ejemplo,  analizar en detalle nuestros gastos y determinar acciones de ahorro de costes?; por desgracia, la mayor parte de las veces la respuesta es “a nadie”.

Lo mismo nos ocurre normalmente con casi todos los procesos que realizamos en nuestras organizaciones: tener la información nos lleva tanto tiempo que no podemos dedicar tiempo ni recursos a analizarla.

¿Y qué pinta la paradoja del bote de mayonesa aquí, cuando estamos hablando de toma de decisiones? Es sencillo:

• El análisis de la información para ayudarnos a mejorar la gestión son las pelotas de golf. Es lo fundamental, lo que debería centrar nuestro interés y a lo que realmente deberíamos orientar nuestra actuación.
• Todos los informes parciales que estamos generando y cuya realización nos consume tanto tiempo son las canicas: cosas importantes y necesarias, pero no las fundamentales para gestionar nuestra organización
• Los procesos de captura y recopilación constituyen la arena que ocupa nuestra actividad normal

La siguiente imagen recoge nuestra realidad cotidiana: los procesos de captura de  losinformación ocupan todo nuestro tiempo, apenas dejándonos tiempo para sacar informes oficiales y, en el mejor de los  casos, algún informe de gestión sencillo. Lo fundamental para nosotros, la gestión de la información para mejorar nuestra toma de decisiones, se queda fuera de nuestro alcance.

 Si os ocurre como en la imagen, y en vuestro bote no cabe nada de lo importante, deberíais incorporar alguna solución de BI que os libere de las cargas absurdas; y si no podéis implantar una tecnología de Business Intelligence, siempre os quedará la última opción: iros a tomar unas cervezas con los amigos para olvidaros de la triste realidad de vuestra gestión.

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